I pacchetti ERP (Enterprise Resource Planning) sono sistemi informativi integrati che permettono all’impresa di automatizzare in maniera più estesa le proprie attività amministrative e operative.
Un sistema informativo è un sistema che organizza e gestisce in modo efficace le informazioni necessarie per perseguire uno o più scopi.
Il sistema informativo è rappresentato dall’insieme delle persone, delle dotazioni hardware e software nonché delle procedure che in azienda sono finalizzate alla raccolta, all’elaborazione e alla trasmissione dei dati operativi, di  pianificazione e di controllo.
In pratica esso è l'insieme delle informazioni rilevanti utilizzate in azienda, unito all'infrastruttura informatica (hardware, software e reti) necessaria per gestirle e alle persone che fanno uso di tali informazioni per lo svolgimento della propria attività.
I sistemi informativi integrati, in particolare, basandosi su un unico database condiviso, permettono ad ogni utente autorizzato di accedere alle informazioni a prescindere dalla sua collocazione organizzativa o localizzazione fisica.
La data di nascita dei sistemi ERP è situata agli inizi degli anni ’90 ma, in realtà, essi sono l’ultimo tassello di una fase evolutiva dei sistemi informatici utilizzati fin dai primi anni ’60 del XX sec (MRP, MRP2, MRP closed loop).
Con l’avvento dell’ICT la capacità dell’impresa di trattare l’informazione viene modificata profondamente; l’elaborazione elettronica offre il grande vantaggio di permettere contemporaneamente l’analisi su trend complessivi o su informazioni dettagliate. In più l’archiviazione e la trasmissione di informazioni hanno raggiunto alti livelli di economicità e sicurezza.
Negli ultimi anni si parla anche di XRP (Extended ERP) che permette l'accesso al sistema informativo di nuovi utenti: clienti, fornitori e partner, nell'ottica della cosiddetta impresa allargata (confine labile con il CRM).
I pacchetti ERP presentano tre caratteristiche chiave: la modularità dell’applicazione, la presenza di un business model e l’unicità del database
Modularità dell’applicazione: il sistema ERP è costituito da più moduli in grado di funzionare anche separatamente; ciò permette all’impresa che non voglia rinnovare contemporaneamente l’intero sistema informatico di sostituire selettivamente e progressivamente gli applicativi delle diverse aree aziendali. La caratteristica della modularità  consente all’azienda di pianificare un inserimento graduale di un ERP, partendo dalle aree in cui le funzionalità dell’attuale sistema informatico risultano carenti e lasciando inalterati i programmi considerati utili e validi. Chiaramente nel caso di un’introduzione limitata a pochi moduli l’impresa perde parte dei vantaggi propri dell’integrazione completa del sistema informativo aziendale ma è in grado di diluire i costi e i rischi di un intervento di cambiamento ad ampio spettro.
Business model: Il funzionamento dei diversi moduli del sistema ERP fa riferimento ad un business model unitario, che si ispira a quelle che vengono considerate le best practices delle imprese leader e varia a seconda del settore in cui l’impresa opera.
Database unico: Tutti i moduli del sistema ERP operano con i dati di un unico database; questo è l’elemento chiave alla radice delle caratteristiche d’integrazione dei pacchetti ERP. Il database centrale definisce le diverse entità in maniera univoca e omogenea per tutti i moduli. Tale database interagisce con tutte le applicazioni, in modo da garantire la mancanza di ridondanza tra i dati e l'integrità del sistema suddetto.
Essendo una soluzione informatica che integra tutte le funzioni aziendali, i sistemi ERP consentono a ciascun soggetto (almeno potenzialmente), indipendentemente dal livello gerarchico in cui si trova, una uguale visibilità dei processi aziendali. Ciò è possibile grazie all’unicità del database, che permette di avere una organizzazione più trasparente e "governabile", grazie alla possibilità di poter disporre in tempo reale delle informazioni necessarie e sempre affidabili. Con i sistemi ERP si evitano, rispetto ai sistemi tradizionali, i disallineamenti informativi possibili tra le varie funzioni aziendali e si evita anche la disomogeneità della codifica dei dati che rendevano problematico, se non addirittura impossibile il trasferimento dei dati tra le diverse applicazioni.
Un sistema ERP, dunque, incide sia sulla qualità del lavoro ma, soprattutto, sulla qualità del processo decisionale. Diventa infatti possibile, attraverso opportune analisi dei dati, aumentare il grado di prevedibilità degli eventi che si verificheranno.
Le applicazioni ERP riducono, inoltre, i costi di coordinamento intra-aziendali e interaziendali favorendo in particolare:
 l’integrazione fra le diverse fasi della catena del valore, grazie alla capacità dei flussi informativi di connettere le unità operative; si realizzano quindi risparmi nei tempi e nei costi di trasmissione delle informazioni tra le unità organizzative;
 la divisione e il coordinamento del lavoro, facilitando i sistemi di comunicazione e di coordinamento. Tali sistemi permettono una gestione semplificata del lavoro in team e ne supportano anche la creazione indipendentemente dalla collocazione fisica dei soggetti;
 l’integrazione dei sistemi di programmazione e controllo, che migliorano la quantità e la qualità delle informazioni disponibili per il sistema decisionale, disponibilità che influenza fortemente anche le scelte di accentramento/decentramento su cui sono pensati e realizzati gli assetti organizzativi;
 l’integrazione cognitiva durante la fase di sviluppo dell’applicazione richiedendo una profonda collaborazione tra utenti e progettisti.
Ma la scelta di adozione di un pacchetto ERP ha anche dei limiti e dei rischi; la sua introduzione è, infatti, per l’impresa una scelta strategica non solo per la rilevanza dell’investimento, ma anche per la non facile reversibilità della scelta stessa.
La configurazione e l’installazione di un pacchetto ERP possono infatti durare oltre un anno e richiedere l’abbandono pressoché totale degli applicativi precedentemente utilizzati. Proprio per queste caratteristiche di elevato investimento e limitata reversibilità, l’adozione di un pacchetto ERP va attentamente considerata nei suoi impatti di breve e lungo periodo.
Nel breve periodo il limite principale è legato alla loro effettiva capacità di adattarsi al modo di lavorare dell’impresa. I pacchetti ERP, infatti, operano sulla base di modelli di business predefiniti che possono essere solo parzialmente in linea con il modo di lavorare dell’impresa e finire quindi per irrigidirne i processi operativi. Il rischio è che si verifichi una situazione in cui non è il sistema informatico ad adattarsi alle necessità dell’impresa, ma l’impresa che, per poter lavorare, si adegua alle specifiche e alle procedure dell’ERP. Quando si verificano  simili conflitti tra obiettivi dell’impresa e funzionalità del sistema informatico, difficilmente i progetti di implementazione riescono a raggiungere i risultati attesi.
Nel lungo periodo il rischio principale è legato al fatto che, con l’adozione di un pacchetto ERP, l’impresa rinuncia all’utilizzo di un software gestionale proprio;ciò implica l’attribuzione ad un’impresa terza – la software vendor dell’ERP - di un’attività critica quale la progettazione e il mantenimento o l’upgrading del proprio software gestionale.
Nonostante i rischi a cui l’azienda può andare incontro risulta evidente che ormai è quasi impossibile fare a meno di un sistema informativo “informatizzato”, ERP o qualsivoglia esso sia.
Qualora decida di adottare un sistema di ERP è necessario sapere che la sua introduzione comporta necessariamente delle modifiche a livello organizzativo aziendale (ridisegno dei processi di business, ridisegno del network e ridefinizione del business) che devono essere vagliate attentamente prima di poter decidere quale sia la soluzione più appropriata alle sue esigenze organizzative.

FONTI

C. Cerruti, “Sistemi Informativi e capacità competitive – L’introduzione dei sistemi ERP nella grande impresa”, Torino, G. Giapicelli Editore, 1999.
Tratta l’introduzione dei sistemi ERP nelle aziende, in particolar modo sotto il profilo organizzativo.

F. Amigoni e S. Beretta, “Information tecnology e creazione del valore-Analisi del fenomeno SAP”, Milano, Egea, 1998.
Tratta l’Information tecnology e cosa comporta la sua introduzione nelle aziende.

www.sap.com
www.oracle.com
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